電話をかけるときの話し方

用件を整理してから電話をかける

電話をかけるときには、まず資料を揃え、用件をどのように伝えるかを整理しておきます。朝や夕方など、相手が忙しい時間はできるだけ避けることも大切です。

名指し人が不在の場合は、わかる人に代わってもらいます。わかる人がいない場合、「改めてかけ直す」「伝言を伝える」「折り返し電話をもらう」などの方法がありますが、通常はこちらからかけ直すのがマナーです。その際、名指し人が戻る時刻を聞くのを忘れないようにしましょう。

問い合わせをするときなど、担当者の名前がわからない場合は、用件を簡潔に述べ、「ご担当の方をお願いできますでしょうか?」とたずねます。

また、留守番電話に繋がった場合は、すぐには切らず、名前と用件を録音します。これは、2回目以降の電話が留守番電話に繋がった場合も同様です。ただし、携帯電話などは録音を聞くたびに相手側に通話料金が発生するため、配慮が必要です。

☆電話をかけるときの基本的な流れ☆

STEP1、資料を揃える→伝票や名刺などの資料を確認する。メモ用紙とペンも忘れない

STEP2、相手が出たら、自分の名前を名乗る 「〇〇屋〇〇店の〇〇と申します」↓↓↓↓↓↓↓↓↓

CHECK1、相手が名乗らない場合 「〇〇さま(のお宅)でいらっしゃいますか?」

STEP3、挨拶する 【相手がお客様】「いつもありがとうございます」 【相手がお客様ではない】「いつもお世話になっております」

STEP4、取り次ぎを頼む 【会社や個人宅】「恐れ入りますが、〇〇さまはいらっしゃいますでしょうか? 【携帯電話】「恐れ入りますが、〇〇さまでいらっしゃいますか?」

CHECK2、名指し人が不在の場合【かけ直す】「それでは改めてご連絡させていただきます。恐れ入りますが、お戻りは何時頃になりますでしょうか?」 【わかる人に代わってもらう】 「このたびは〇〇の件でご連絡させていただきましたが、おわかりになる方はほかにいらっしゃいますでしょうか?」【伝言を伝えてもらう】「それでは大変恐縮でございますが、ご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?」

STEP 5、名指し人が出たらもう一度挨拶し、用件を予告する 「このたびは〇〇の件でお電話いたしました。恐れ入りますが、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか?」

STEP6、用件を簡潔に伝え正しく伝わったか確認する

STEP7、終わりの挨拶をする 「よろしくお願いいたします。失礼いたします」

STEP8、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置く

まとめの一言、相手が不在のときには、こちらからかけ直すのが基本